2010年12月10日金曜日

ウェブ上で文書・表計算・プレゼンテーションを作成

Googleドキュメントについて初めて書きます。
他のGoogleAppsのツールと同じでウェブ上で操作するDocument(文書作成)・Spreadsheet(表計算)・Presentation(プレゼンテーション)を作成することができるオフィスソフトです。
あともうひとつ、Form(フォーム)を作成できます。
これは活用しだいで様々なビジネスシーンで恩恵を受ける可能性があります。
Formについては別の機会にゆっくりお話したいと思います。

  • メンバー間で同時編集
  • ブラウザで操作
  • オンライン上に保存
  • 閲覧に制限を掛けることができる
などのように、GoogleAppsのツールと同じです。

今までエクセルやワードを使った経験があれば、特に最新のエクセルやワードではなくオフィス2000当時に使っていたなら、少しの違和感はあるでしょうが直ぐに慣れてくるでしょう。

例えばエクセルでマクロやVBなど複雑な処理をさせない、一般的なデータ処理が中心ならSpreadsheetへ変更あるいは併用を検討しても良いと思います。

Spreadsheetを使うメリットは、シートを共有したいメンバーを招待して共同編集や閲覧を許可することができることです。
エクセルを使っていて同じようなことが実現できれば良いのになあ・・・と思ったことは誰でもあると思います。
是非活用して頂きたい機能です。

もちろん、自分のマシンへダウンロードしてバックアップをとったり、編集してアップロードすることもできます。
ダウンロードの際にはエクセル・オープンオフィス・PDF・・・など選択することもできます。


さあ、どのような文書やシートを作成しましょうか。

見積書、在庫表、住所録・・・いろいろありますね。

例えば、ある仕様書をSpreadsheetで作成して保存します。
他店のメンバーが仕様の変更をします。
変更と同時に各メンバーにメールが届き変更の事実を知ることができます。
国内だけでなく外国の支店間でもできるので、今まで変更したシートをメ
ールに添付して各メンバーへCC送信するより間違いが無く、時間と距離の問題を解決でき、とても効率的です。
次回はFormの活用についてお話したいと思います

2010年10月1日金曜日

Googleカレンダーの共有

社内の部署やチーム、プロジェクト毎に所属メンバーでスケジュールをシェアすることはよくあることだと思います。メンバー各人がGooleカレンダーを普段使っているなら、共有する必要がある予定は自分以外のメンバーのカレンダーに表示させられると、とても便利です。

プロジェクトなら、プロジェクト専用のアカウントを発行するとプロジェクト専用のカレンダーができますね。
各人が普段使っているカレンダーにプロジェクトに関する予定があるときだけ、プロジェクト専用カレンダーに表示させると非常に便利です。


それでは、まず準備として各メンバーのマイカレンダーに「プロジェクトA(田中)」という新しいカレンダーを作成します。


次に、カレンダー設定で作成した「プロジェクトA」の「共有」項目で「このカレンダーを共有」をクリックします。


この「このカレンダーを共有」にある「特定のユーザーと共有」内の「ユーザー」内に自分のカレンダーを表示させたいカレンダーのアカウント(メールアドレス)を入力し、「権限の設定」で「閲覧権限(全ての予定の詳細)」を選択し「ユーザーを追加」します。



そうすると、プロジェクト専用カレンダーの「カレンダー設定」にある「カレンダー」の「他のカレンダー」に追加した「プロジェクトA(田中)」がセットされています。
田中さん以外のヘンリーさんやベティさんも同じように追加すれば、プロジェクトに反映されます。



これは是非お試しください。
こんな便利機能を使わない手はありませんね。

2010年9月29日水曜日

GmailをPOPダウンロード

最近はGoogleApps活用の啓蒙活動に快くお応えいただくサポート会員様が増え、まずはGmailから始めておられます。
とは言え、ウェブメールになかなか慣れない方が当然おられ、今まで使ってこられたアウトルック・エクスプレスと併用出来ないか・・・というご要望が時々入ることがあります。

出来れば、無理してでもGmailのインターフェースに慣れていただく為に、1ヶ月はほぼ強制的にGmailでメールのやり取りをお願いしたいところです。

と言いつつ、アウトルック・エクスプレスと併用出来るようにGmailで受信したメールをクライアント側でPOP受信する方法をここで確認しておきます。


▲まずは、Gmail側の設定をします。
  1. 画面右上【設定】をクリック
  2. 【メール転送とPOP/IMAP】タブをクリック
  3. 【POPダウンロード】で「すべてのメール」または「今後受信するメール」をクリックする。
  4. 【変更を保存】をクリック


次に、メールソフト側の設定をします。

ここでは、アウトルック・エクスプレスを例にします。



▲Outlook Express を起動します。
  • [ツール] - [アカウント] をクリックします。
  • [追加]-[メール] をクリックします。




▲インターネット接続ウィザードが起動します。

[表示名]に「会社名:担当・・・・・」のように分かり易い名称を入れます。



▲電子メールアドレスを入力

サポート会員様の場合は独自ドメインでのGmail活用なので、電子メールアドレス欄には「***@gmail.com」ではなく、ご利用の独自ドメイン「***@abc.com」や「*****@abc.co.jp」となるはずですね。

[account04.jpg]





▲メールサーバーの設定をします。

グーグルのサーバーなので
  • 受信メールサーバー:pop.gmail.com
  • 送信メールサーバー:smtp.gmail.com



▲アカウント情報を入力します。

  • アカウント名:Gmailへログインする際のアカウント名
  • パスワード:Gmailへログインする際のパスワード
このまま「次へ」-「完了」をクリックして一旦終了します。



さて、ここからが大事ですね。


▲作成したアカウントを選択し、右の「プロパティ」をクリックします。




▲[サーバー]タブをクリックし設定内容を調整します。

送信メールサーバーの「このサーバーは認証が必要」をチェックします。
※右の設定ボタンをクリックして送信メールサーバーの設定は不要です。
※サーバー情報に間違いが無いか、ここで今一度チェックします。




▲[詳細設定]タブをクリックし、ポート番号など調整します。

  • サーバーのポート番号
    ・送信メール:465
    ・受信メール:995
  • 送信メール(SMTP)と受信メール(POP)とも「このサーバーはセキュリティで保護された接続 (SSL) が必要」にチェックを入れます。

【適用】-【OK】をクリックして完了です。


今回はアウトルック・エクスプレスを例にしましたが、出来れば他のメールソフトをオススメします。

私は数年前まではアウトルック・エクスプレスを使ってました。
ある時パソコンで作業中にアウトルック・エクスプレスがクラッシュして全てのメールが消えてしまいました。

パソコンのハードディスクが壊れてデータを救出できない時と同じで、一瞬呆然とし冷静になるまで時間が掛かったことを思い出します。

迷惑メールが増えて困っているという話しを皆さんからお聞きすることはよくありますね。

そんなときには[ジャストシステムのShuriken]をオススメしてますね。

今日などは、あるサポート会員様から「サンダーバード」でGmailをPOP受信する方法を質問されました。

サンダーバードも良いかもしれませんね。

いずれにしても、クラウドの時代、ウェブ上でメールを管理し、そのバックアップに使うメールソフトは慎重にセレクトしましょう。

2010年8月21日土曜日

Googleサイトの実例:インフォメーション共有



例えば、各部署毎でインフォメーションを発信しシェアします。

掲載と同時に所属する人達のアカウントに向けて掲載された事実を伝えるメールが届きます。

もちろん、上位の人に向けても掲載と同時にメールが届くので、各部署でどのような情報共有がなされているか上位の人がチェックすることができるのです。
同じように、営業日報のような各担当者毎にサイトを作り、上位の人へ報告させることもできます。
色々なケースが考えられるので、工夫次第で今まで実現できなかった情報共有が実現します。

2010年7月14日水曜日

Googleと独自ドメイン

サポート会員様がGoogleAppsを活用される時は、全て独自ドメインで運用されています。


最初、メールをパソコンで管理するアウトルック・エクスプレスからインターネット上で管理するGmailへ変えましょうとなったとき、ほとんどの方はその意味合いが分からず、今より便利になるなら・・・といった感覚で、こちらの提案を受け入れて頂いたかと思います。

どこが便利なのか・・・少しずつ使って頂いている間にその便利さを実感されてるのではないでしょうか?

それは「独自ドメイン」で運用していることが大事で、便利さを実感する元となっています。

ビジネスなら当然ですが。

独自ドメイン・ラベル内では、Googleを独自ドメインで活用するとどのような時に便利なのかを中心にお伝えしたいと思います。

2010年6月13日日曜日

Googleメール(Gmail)の活用

オススメしているGoogleAppsの活用ですが、その中でもGoogleメール(Gmail)の実例をご紹介したいと思います。

こちらには、迷惑メールブロック・高度な検索機能・スレッド表示・チャット・ラベル・携帯電話対応・大容量・広告表示・軽快操作・無料など、Gmailを使う10の理由が書かれています。

最初に戸惑うのがインターフェース。

ほとんどアウトルック・エクスプレスを長年使ってこられたわけで、便利だからといっても、Gmailを使い始めてしばらくはそのインターフェース画面や操作感に慣れなくて苦労されてると思います。

ところが、使い慣れてくるとこれほどその便利さを実感することは無いと思います。

Gmailの便利な使い方や実際にどのような便利な機能があるかをご紹介したいと思います。

2010年5月12日水曜日

Googleカレンダーの活用

サポート会員様にオススメしているGoogleAppsの活用ですが、その中でもGoogleカレンダーの実例をご紹介したいと思います。

「ウェブ上で簡単に スケジュールを管理することができます。例えば、 誕生日やパーティ、打ち合わせ、病院の予約などの一元管理に Google カレンダーをご利用ください。」と書かれています。

Googleカレンダーの優れたところは、自分だけのカレンダーとして使うだけでなく、プロジェクトのスケジュールを共有したり、会議室の予約管理に使えたり、アイデアしだいで、今まで高額な料金を払って開発したり月額数万円のASP使用料を支払ってまで使っていたシステムにとって代わることが出来るところです。

Googleカレンダーの便利な使い方のアイデアや実際にどのような便利な機能があるかをご紹介したいと思います。

2010年3月11日木曜日

GoogleAppsなどクラウドサービス活用のヒント集になれば。

皆さんご存じのようにGoogleAppsは、従来のオフィスソフト機能をはじめとしたアプリケーションをインターネット上で利用できるグループウエアです。

  • Gmail / virus/スパム(迷惑)メール対策標準対応
  • GoogleCalender / 社内共有カレンダー
  • GoogleDocuments / 社内共有文書機能
  • GoogleSites / 社内ナレッジ共有CMSサイト

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