2010年12月10日金曜日

ウェブ上で文書・表計算・プレゼンテーションを作成

Googleドキュメントについて初めて書きます。
他のGoogleAppsのツールと同じでウェブ上で操作するDocument(文書作成)・Spreadsheet(表計算)・Presentation(プレゼンテーション)を作成することができるオフィスソフトです。
あともうひとつ、Form(フォーム)を作成できます。
これは活用しだいで様々なビジネスシーンで恩恵を受ける可能性があります。
Formについては別の機会にゆっくりお話したいと思います。

  • メンバー間で同時編集
  • ブラウザで操作
  • オンライン上に保存
  • 閲覧に制限を掛けることができる
などのように、GoogleAppsのツールと同じです。

今までエクセルやワードを使った経験があれば、特に最新のエクセルやワードではなくオフィス2000当時に使っていたなら、少しの違和感はあるでしょうが直ぐに慣れてくるでしょう。

例えばエクセルでマクロやVBなど複雑な処理をさせない、一般的なデータ処理が中心ならSpreadsheetへ変更あるいは併用を検討しても良いと思います。

Spreadsheetを使うメリットは、シートを共有したいメンバーを招待して共同編集や閲覧を許可することができることです。
エクセルを使っていて同じようなことが実現できれば良いのになあ・・・と思ったことは誰でもあると思います。
是非活用して頂きたい機能です。

もちろん、自分のマシンへダウンロードしてバックアップをとったり、編集してアップロードすることもできます。
ダウンロードの際にはエクセル・オープンオフィス・PDF・・・など選択することもできます。


さあ、どのような文書やシートを作成しましょうか。

見積書、在庫表、住所録・・・いろいろありますね。

例えば、ある仕様書をSpreadsheetで作成して保存します。
他店のメンバーが仕様の変更をします。
変更と同時に各メンバーにメールが届き変更の事実を知ることができます。
国内だけでなく外国の支店間でもできるので、今まで変更したシートをメ
ールに添付して各メンバーへCC送信するより間違いが無く、時間と距離の問題を解決でき、とても効率的です。
次回はFormの活用についてお話したいと思います