2011年7月14日木曜日

スプレッドシートを共有

最近嬉しいのが、Googleスプレッドシートで作成したファイルを共有したいので設定方法を教えてほしい・・・と連絡が入ることが増えたことです。
せっかくGoogleAppsを導入しても、その活用イメージが湧かずあまり活用できないで居られるケースはけっこうあると思います。
小さな会社や店舗と言え、隣町に営業所があったり、近隣に複数の店舗を展開されていることがあるはずです。
例えば、本店が他店の来客や売上状況を把握したい場合、いちいち電話で確認するのは面倒、数時間おきにファックスを流してもらうには紙とインクがもったいないです。
ならば・・・ということで、売上・来店客の管理表をGoogleスプレッドシートで作って情報共有してみましょう。
前提として
  • 他店にインターネット回線とパソコンを用意します。
  • 事前に、他店にGoogleAppsのアカウントを発行しておきます。

管理表を作成したら、スプレッドシート右上にある【共有】をクリックします。
共有設定が開くので【ユーザーを追加】に発行した他店のアカウント名(メールアドレス)を入力します。
相手に情報を入力してもらうので【共同編集者】を選び【共有】をクリックします。
たったこれだけです。
しかし、少し問題がありそうですね。
他店で情報を入力してくれる人がスプレッドシートに慣れてない場合、エクセルなど表計算ソフトで編集をした経験が無い場合、忙しい業務の合間に正確にデータを入力してくれるでしょうか。
最初は苦労するでしょうが経験していくうちに慣れてくるでしょう。
でもちょっと不安。
次回は、スプレッドシートに慣れない人が正確にデータを入力する方法を考えてみたいと思います。