Labsの機能でオススメのひとつに「返信定型文」があります。
問い合わせ内容に沿った返信文を予め用意しておけば、メール作成時間を大幅に削減することが出来ます。
例えば、ホームページ内に複数の問い合わせフォームを配置した際に、それぞれのフォームに対する返信文は違ってくるはずです。
・一般的な問い合わせ
・見積依頼
などでは、それぞれの問い合わせ項目は予め決まっています。
予め準備しておいた方が便利だと思われる返信文は、GmailのLabs「返信定型文」に設定しておきましょう。
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【Labsで該当する機能を検索】
1.Gmailの画面を表示し、画面右上の歯車アイコン→[設定]の順にクリックします。
2.[Labs]の中にある検索窓に「返信定型文」を入力します。
3.有効なLabsとして検索された「返信定型文by Chad P」を有効にします。
【定型文を作成する】
1.「作成」ボタンをクリックします。(いつものようにメールを新規作成するように、作成ボタンを押します。)
2.メールタイトルの直下に配置された「返信定型文」をクリックしプルダウンメニューから「返信定型文を作成」をクリックします。
3.返信定型文の名前をつけます。
4.そのままメール本文に定型文を書き込みます。
5.定型文を書き込むと自動保存されるので、そのまま破棄します。
定型文作成用に別のツールがあるわけでは無く、Gmail本文に書き込んだ内容が定型文として保存されます。
【定型文を使う】
返信定型文のように「返信」となってますが、新規メールでも使うことが出来ます。
1.新規でも返信でもいいので、メール編集画面にします。
2.メールタイトル直下の「返信定型文」をクリックします。
3.プルダウンメニューの中から使いたい定型文の名前をクリックします。
問い合わせ担当者が複数の場合は良いのですが、基本的には一人体制がほとんどでは無いでしょうか?
当然、通常業務の合間となると、如何に効率的に処理するかです。
しかも、問い合わせの意図を汲み取った対応をしないといけません。
出来れば、運営しているホームページ上に「よくある質問」「FAQ」「Q&A」・・・といったコーナーを設けて、問い合わせ前に疑問を解消してもらい、より具体的な質問を受け付けたいものです。
オススメのLabsがあなたにとってベストというわけではありません。
ただ、普段何気なくメール処理している方法がLabsを使うともっと改善できることがあります。
是非、いろいろとお試しください。