GmailのLabs、これはオススメ機能／別スタイルの署名

Labsの機能でオススメのひとつ｢別スタイルの署名｣について。


Gmailを使っていて少しスッキリしないことがあります。

メールを返信する際に、設定済みの署名の位置が元のメール文の後（返信メールの最下部）にセットされてしまうことです。

 出来れば返信文の下にセットしてほしいものです。


 また、メールを新規作成する際に、署名の直前に｢--｣がセットされ少し気になります。


 そこでGmailのLabs｢別スタイルの署名｣を設定することでこれらが解消されます。

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【Labsで該当する機能を検索】

 1.Gmailの画面を表示し、画面右上の歯車アイコン→[設定]の順にクリックします。

 2.[Labs]の中にある検索窓に｢別スタイルの署名｣を入力します。

 3.有効なとして検索された｢別スタイルの署名by Keith C and Dave C｣を有効にします。

これで署名の位置が返信文の直後にセットされ、 署名の直前にある｢--｣ を消すことができました。



 オススメのLabsがあなたにとってベストというわけではありません。

ただ、普段何気なくメール処理している方法がLabsを使うともっと改善できることがあります。

是非、いろいろとお試しください。

GmailのLabs、これはオススメ機能／送信取り消し

Labsの機能でオススメのひとつに｢送信取り消し｣があります。


メールを送信する際に、相手のメールアドレスやメール内容を必ずチェックすると思います。

ところが、忙しかったり急いでいたりするとチェック忘れをしてしまいます。


なぜか、送信ボタンを押した瞬間に｢アッ！｣と小さく叫んでしまうのが不思議です。

すでに手遅れ、後の祭りです。


Labsの｢送信取り消し｣だと、送信後でも最大30秒まで送信をキャンセルできます。


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【Labsで該当する機能を検索】

1.Gmailの画面を表示し、画面右上の歯車アイコン→[設定]の順にクリックします。

2.[Labs]の中にある検索窓に｢送信取り消し｣を入力します。

3.有効なとして検索された｢送信取り消しby Yuzo F｣を有効にします。

【取り消すことが出来る時間を設定】

1.全般タブをクリックし｢送信取り消し｣にチェックが入っていることを確認します。

2.｢取り消せる時間｣の中から、5秒・10秒・15秒・20秒・30秒を選択します。

3.最下部の｢変更を保存｣をクリックします。

Gmailにはアドレス入力補助機能／オートコンプリートによって最初の数文字を入力すると、その数文字で始まりよくメールをやり取りする相手のアドレスが表示されます。

便利な機能ですが、例えば｢yamada@･･････｣と｢yamamoto@･･････｣のように似ているアドレスの場合、自分ではオートコンプリートで表示された｢yamada｣を選択しているつもりが、最近メールをしていた｢yamamoto｣を選択していた・・・なんて失敗もあり得ます。

このようなケースでは間違った送信相手から指摘されて気づくことが多いのですが、運良く送信直後に気づいたら｢送信取り消し｣機能のおかげで送信間違いを回避することができます。


オススメのLabsがあなたにとってベストというわけではありません。

ただ、普段何気なくメール処理している方法がを使うともっと改善できることがあります。

是非、いろいろとお試しください。

GmailのLabs、これはオススメ機能／右側のチャット

Labsの機能でオススメのひとつに｢右側のチャット｣があります。

Gmailの左側には、受信トレイや送信済みメールなどのシステムラベルが配置され、その下には最近ではGoogle＋のサークル、更に下には自分でカスタマイズした新しいラベルを配置することができます。

配置するラベルが増えてくるとチャットパネルが下へ下へ送られてしまいます。

そこで、｢右側のチャット｣をLabsに追加することで、常にチャットパネルを視界に入れることができます。

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【Labsで該当する機能を検索】

1.Gmailの画面を表示し、画面右上の歯車アイコン→[設定]の順にクリックします。

2.[Labs]の中にある検索窓に｢右側のチャット｣を入力します。

3.有効なLabsとして検索された｢右側のチャットby Emily C｣を有効にします。

たったこれだけです。

Gmail右側にチャットパネルが表示されました。

多くなり過ぎたラベルを整理し少なくすることで左側の一覧性が高まりますが、その反面、ラベル機能は便利なのでどんどん増えていきます。

チャットをよくする人は、早い段階で｢右側のチャット｣を有効にされても良いと思います。



オススメのLabsがあなたにとってベストというわけではありません。

ただ、普段何気なくメール処理している方法がLabsを使うともっと改善できることがあります。

是非、いろいろとお試しください。

GmailLabsのオススメ機能／返信定型文

Labsの機能でオススメのひとつに｢返信定型文｣があります。

問い合わせ内容に沿った返信文を予め用意しておけば、メール作成時間を大幅に削減することが出来ます。

例えば、ホームページ内に複数の問い合わせフォームを配置した際に、それぞれのフォームに対する返信文は違ってくるはずです。

・一般的な問い合わせ
・見積依頼

などでは、それぞれの問い合わせ項目は予め決まっています。


予め準備しておいた方が便利だと思われる返信文は、GmailのLabs｢返信定型文｣に設定しておきましょう。


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【Labsで該当する機能を検索】

1.Gmailの画面を表示し、画面右上の歯車アイコン→[設定]の順にクリックします。

2.[Labs]の中にある検索窓に｢返信定型文｣を入力します。

3.有効なLabsとして検索された｢返信定型文by Chad P｣を有効にします。

【定型文を作成する】

1．｢作成｣ボタンをクリックします。（いつものようにメールを新規作成するように、作成ボタンを押します。）
2．メールタイトルの直下に配置された｢返信定型文｣をクリックしプルダウンメニューから｢返信定型文を作成｣をクリックします。
3．返信定型文の名前をつけます。
4．そのままメール本文に定型文を書き込みます。
5．定型文を書き込むと自動保存されるので、そのまま破棄します。

定型文作成用に別のツールがあるわけでは無く、Gmail本文に書き込んだ内容が定型文として保存されます。

【定型文を使う】

返信定型文のように｢返信｣となってますが、新規メールでも使うことが出来ます。


1.新規でも返信でもいいので、メール編集画面にします。
2.メールタイトル直下の｢返信定型文｣をクリックします。
3.プルダウンメニューの中から使いたい定型文の名前をクリックします。



問い合わせ担当者が複数の場合は良いのですが、基本的には一人体制がほとんどでは無いでしょうか？

当然、通常業務の合間となると、如何に効率的に処理するかです。

しかも、問い合わせの意図を汲み取った対応をしないといけません。


出来れば、運営しているホームページ上に｢よくある質問｣｢FAQ｣｢Q&A｣・・・といったコーナーを設けて、問い合わせ前に疑問を解消してもらい、より具体的な質問を受け付けたいものです。


オススメのLabsがあなたにとってベストというわけではありません。

ただ、普段何気なくメール処理している方法がLabsを使うともっと改善できることがあります。

是非、いろいろとお試しください。

GmailのLabs、これはオススメ機能／既読ボタン

Labsの機能でオススメのひとつに｢既読ボタン｣があります。


未読メールの中には、読まずにそのまま既読にしてしまいたいことって結構あります。


メールを既読にするには、

・メールを開くために１回クリック。
・既読にしたいメールのチェックボックスをクリックして｢その他｣→｢既読にする｣のように合計3回クリック。


メールを既読にする目的で開いたり、たった3回のクリックでも既読にしたいメールが多い場合、それが毎日だとけっこう煩わしいものです。


Labsの｢既読ボタンを設定すれば、メール一覧画面上部に配置されている一連のボタンの中に｢既読ボタン｣が追加されます。

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【Labsで該当する機能を検索】

1.Gmailの画面を表示し、画面右上の歯車アイコン→[設定]の順にクリックします。

2.[Labs]の中にある検索窓に｢既読ボタン｣を入力します。

3.有効なLabsとして検索された｢既読ボタンby Mark K｣を有効にします。

メールのチェックボックスをクリックし、続けて｢既読ボタン｣をクリックするだけです。




メール文を読まずに既読にしてしまうケースと言えば・・・

おそらくメールマガジンを購読していて、普段あまり為に成らないけど｢たまに役立つ情報｣が送られてくる場合など、

• 購読を解除するには忍びない・・・
• 購読解除が面倒・・・

のような理由で｢とりあえず既読にしておこう・・・｣といったケースでしょうか。


オススメのLabsがあなたにとってベストというわけではありません。

ただ、普段何気なくメール処理している方法がLabsを使うともっと改善できることがあります。

是非、いろいろとお試しください。

GmailのLabs、これはオススメ機能／マルチ受信トレイ

Googleで｢Gmail Labs オススメ｣などで検索すると、たくさんのオススメ機能がヒットします。

中でも評判が良いのが｢マルチ受信トレイ｣ です。

スターや、未読メール、ラベルなどに絞った受信トレイを、メインの受信トレイの周りに並べ画面をカスタマイズして表示することが出来ます。


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【Labsで該当する機能を検索】

1.Gmailの画面を表示し、画面右上の歯車アイコン→[設定]の順にクリックします。

2.[Labs]の中にある検索窓に｢マルチ受信トレイ｣を入力します。

3.有効なLabsとして検索された｢マルチ受信トレイby Vivi｣を有効にします。

たったこれだけです。



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【マルチ受信トレイの設定】


次に、設定画面に表示された｢マルチ受信トレイ｣タブをクリックして、新たに配置する受信トレイ（パネル0～4）の検索キーワードとパネルのタイトルを入力します。


パネルに入れる検索キーワードに｢is:unread｣という演算子を入力すると未読メールが、｢is:starred｣という演算子を入力するとスター付きメールがメインの受信トレイの周囲に表示されます。


メインの受信トレイの周囲・・・どこに配置するかは、

・受信トレイの右側
・受信トレイの上
・受信トレイの下

のいずれかをチェックします。


設定が完了したら｢変更を保存｣をチェックします。

新たに配置する受信トレイ（パネル）にどのようなメールを絞り込むかは、その検索キーワード（として入れる演算子）の入れ方で違ってきます。


例えば、｢送信者が高橋さんでスター付きの既読済みのメール｣に絞ってパネルに表示させるには

検索キーワードが｢is:read is:starred from:高橋｣ 、パネルのタイトルを｢高橋さんスター付き既読メール｣にします。

※検索で使う演算子について詳細は、https://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=ja&answer=7190こちらを参考にして下さい。



上記を参考に一度設定して下さい。

設定前の方が良かった・・・ということでしたら、今回設定したLabs｢マルチ受信トレイ｣を無効にして下さい。


オススメのLabsがあなたにとってベストというわけではありません。

ただ、普段何気なくメール処理している方法がLabsを使うともっと改善できることがあります。

是非、いろいろとお試しください。