2012年5月15日火曜日

仕事を最大限効率化するなんて夢物語か?

ToDo系アプリをダウンロードしたり、リマインダーを触ってみたり、それは自分の予定や作業など行動を管理して効率良く1日を過ごしたい気持ちの表れです。


私はGoogleカレンダーに
  • プロジェクト
  • ToDo
  • スケジュール
をセットして仕事を管理するようにしています。


今まで、複数のスケジューラーや情報管理ソフトを使いましたが、どこかしっくりこない点があって結局はGoogleカレンダーを自分なりのルールを決めて運用しています。



そんな中でも使いやすかったソフト
ソフトはどれも自分にとって「あう」「あわない」がどこかしら有るので、自分なりのルールを決めて運用すれば、そのソフトの世界で十分管理できるようになるはずです。



私は自分の行動を
  • プロジェクト
    (お客様毎の提案や自社サイト運営に関する案件など)
  • ToDo
    (プロジェクトに含まれる個別の期限付き作業など)
  • スケジュール
    (ToDoをいつ実行するか決めた具体的日時やルーティンワーク)
ある程度バクっとですが定義して登録しています。



しかし、これで万事OK!・・・とは、なかなか成らないです。



突然サポート電話が鳴る、急ぎのメール処理が入る・・・その都度数分~長くなれば数時間対応に追われることがあります。


そうなると、予定していたスケジュールが吹っ飛んでいきます。


それを織り込み済みでスケジュールを管理して行かなければならないのでしょうが、予定が停滞するとイライラ・・・イライラ・・・イライラ・・・。





今朝「Facebook COOのシェリル・サンバーグ女史の5時半退勤の習慣」を読むと次のようなことが書かれてありました。


「FacebookのCOOという役割は激務のはずですが、彼女はそれを固定されたスケジュールのなかに組み込むことで最大限の効率化をしているようです。」


人は1日24時間という限られた時間の中で過ごしています。

その中でスケジュールを固定化して仕事を最大限に効率化していくのは誰もが望むことです。


私に出来るか?

夢物語か?


当然シェリル・サンバーグ女史には敵いませんが、ダラダラと仕事をせず、スケジュールを固定化している人たちと同じ土俵で戦えるよう、しっかり管理して行きたいと思った朝でした。


2012年5月14日月曜日

Googleドライブへ打ち合わせ資料を保存・共有すると・・・


私共の仕事は「妻」と「私」が共同で作業を進めることを基本にしていますが、役割や担当先が分かれていることもあって、ルーティンワークは本人が別々に管理しています。


今朝もある案件の打ち合わせを何時からにするか・・・の話になって、午前9時~にしましょうと決定しました。


二人の作業場は一階と二階に分かれているので、打ち合わせは主にスペースの広い一階で・・・ということになります。


「資料はどうしようか・・・・・?」という話になって、今までだと
  1. LAN上のハードディスクへ保存
  2. 保存したフォルダをメールで送信
    【LAN上のHDD 】>フォルダ名>フォルダ名>ファイル名
    を記載して送信
  3. 受信したらその旨返信
となります。


これがけっこう面倒です。



▼Googleドキュメントで共有した資料がメールで届く


今朝は違ってました。





打ち合わせ時間が決まってから数分後に、Googleドキュメントでデータが共有された旨のメールが届きました。

打ち合わせ資料をGoogleドキュメントで共有したという内容です。


本文のリンクをクリックすれば資料へアクセスできます。



Googleドキュメントでデータを共有する・・・これは今までも行っていたことですが、どちらかと言えばスプレッドシートなど共同編集できる内容が主でした。


今回は画像を中心としたデータです。


画像となると容量が気になるところですが、Googleドライブの場合5GBが無料で使えます。



  • 打ち合わせや商談前に事前に資料を確認したい
  • メール(Gmail)で資料の保存場所が届く
  • ルーティンワーク中や外出先でワンクリックで資料へアクセスできる


我々のようなスモールビジネスにおいても、いえスモールビジネスだからこそ、Googleドライブをビジネスシーンに組み入れていけば、少人数で煩雑になりがちな作業が効率化され生産性がアップするはずです。


今朝の打ち合わせは事前に資料を確認できた為か、30分ほどで終了しました。


今後は、

  • Googleグループ
  • Googleチャットやハングアウト
  • Googleサイト

をうまく組み合わせれば、更に効率がアップするはずです。





2012年5月9日水曜日

キーボードにコーヒーをこぼしたので買い換えるらしい。

妻がキーボードにコーヒーをこぼしたので買い換えるらしく、ネットで物色しています。

5年ほどつかった「マイクロソフトDigital ProKey Board」とお別れとのこと。

http://www.microsoft.com/japan/hardware/keyboard/dig_media_pro.mspx

さようなら。




「5年も使ったの?」と驚いたのは、私は2年も使えばいいほうで、なんか合わないな・・・と思い始めると短期間で買い換えることもあるからです。



私の手は男にしては小さいほうなので、妻が使っていたDigital ProKey Boardのような大型のキーボードだと使いにくく疲れが感じやすいです。

かといってコンパクトなキーボードを使ってみても、何かと理由を付けて使わなくなります。



結局、飽き性なんですね。(おいおい。)



今、機嫌良く使っているのは量販店のワゴンにセールで積まれていたキーボード。

Wireless Keyboard 3000 v2.0

確か1980円だったと思います。



今まで色々調べて買ってはすぐに使わなくなるキーボードに比べて、特に思い入れも無く淡々と使っています。



ちなみに、キーボードはキースイッチの違いで
に分類されます。



私の場合、朝から晩までテキスト入力中心の仕事では無いので、メンブレン式の廉価なキーボードで済んでいますが、入力中心の仕事をされて肩こりや腱鞘炎で悩んでいる方はキーボードを変えることで改善するかもしれませんね。



高価だから良いわけではなく
  • キーの間隔や配列
  • キーの大きさ
  • ファンクションキーの配置
に違いがありますので、廉価なキーボードだけど自分にピッタリ、しっくりくることはあり得ます。



さて、妻から報告が・・・

http://www.microsoft.com/japan/hardware/keyboard/wcd5000.mspx

Wireless Comfort Desktop 5000

旧キーボードと同じように、どっしり大きなタイプ。

マウスも大きめで安定感があって疲れにくいとか。


私とは選択の基準が違う・・・・・。


パソコン購入時にセットで付いてくるキーボードで慣れてしまっている人は多いでしょうが、一度変えてみても良いと思います。



最後に、今度買い換えるなら・・・ということで、マウスとキーボードをコーディネートできそうな


これにきまり!(おいおい。)


2012年5月7日月曜日

GWだけどパソコンと格闘(2)。セキュリティソフトから警告が!

モニターが映るようになったパソコンのデスクトップを見ると、セキュリティソフトから「リスクあり」と。

ノートンインターネットセキュリティ2012。



アップデートを試みようとしても管理画面は開きません。

スキャンもできない。

いったんアンインストールを試みてもできない!




ノートンのサポートページで「ノートン削除/再インストールツール」をダウンロードし実行しても途中でエラーになります。



これではもうお手上げ状態。

ゴールデンウィーク中だし・・・。



どうしたものか・・・と思案しているとチャットでサポートが受けられるとのこと。
※パッケージ版に同梱されている「困ったときには」に記載あり。

http://www.norton.com/chat/

チャットなら24時間365日問い合わせできます。



さっそくチャットで申し込むと1分後にはテキストチャットがスタート。

現状報告とアドバイスをチャットで繰り返しました。



最終のアドバイスとしては・・・

「セーフモードでダウンロードしたプログラムを実行して下さい」とのこと。

これでチャット終了。



終了の際にチャット内容をメールで受け取るかどうか問われます。

これは便利、電話だと言った言わないがありますが(最近は録音されるみたいですが)、チャットだとテキストでやり取りが残せますね。

メールで受け取るで終了すると、すぐにチャット内容がメールで届きました。




さ~てセーフモード・・・マザーボードがASUS・P5Q・Deluxe・・・起動時にどのキーを連打するのか分からない。


F8だろう・・・ダメか、F5か・・・ダメか。


マニュアルを紛失している・・・。


ネットの書き込みにも正確な情報が見つからず・・・。



ここは落ち着いてもう一度F5を連打すると、ちゃんと書いてありました「次はF8を押す・・・」のようなメッセージが。


無事セーフモードが起動しました。
※F5連打後の画面でF8、セーフモードを選択。


さて、サポートの方のアドバイスどおりセーフモードで「ノートン削除/再インストールツール」を実行すると・・・途中エラーで断念。



ここまで「リスク有り」を確認してから数時間かかっています。

このまま泥沼に入っていくのか・・・少し不安。



ところが、このあとすぐに解決します。

どんな方法で・・・?



パッケージ版なのでディスクからインストールを実行すると、既に入っているプログラムを削除してインストールするのです。

上書きインストールのようなイメージですが、ダウンロードした「ノートン削除/再インストールツール」と同じような感じです。
(実際は違うのかもしれません。)



この方法は実は一番はじめに思い付いたのですが、あまりにも短絡的発想なので実行しなかったのです。


ダウンロード版ではなくパッケージ版を購入していたら、今回のような現象で使えるかもしれません。



またしてもゴールデンウィーク中に余計な時間を使ってしまいました。


ルパン三世に出てくる石川五ェ門の「また、つまらぬ物を斬ってしまった。」というセリフが近いかもしれません。(違いますか。。。)



収穫は「チャットによるサポート 」 、これけっこう使えます。

電話は面倒だし、タイピングが速く、短時間にテキストで意思疎通ができる自信があればオススメですね。


良い経験になりました。



うちのサポートにも取り入れてみようと思ったしだいです。


ゴールデンウィーク中は何かとパソコンと向き合いましたが、例えば自動車と同じで普段からメンテナンスをしっかりすることで大きなトラブルを未然に防ぐことができるんだと再認識したGWでした。


GWだけどパソコンと格闘(1)。モニターが映らない!

GWはいつも「あとまわし」にしていることに時間を使いたい・・・ということで、仕事道具「パソコン」の気になるところを触ってみました。


先日、パソコンのモニターが映らないことで投稿しましたが、その原因はいたって単純な現象でした。

http://www.cloudfitter.net/2012/04/blog-post.html



コンピュータのスリープ状態とディスプレイの設定で、予め設定してあったディスプレイの電源を切るタイミングが10分であったとすると、当然10分経過の後にモニターの電源が切れます。


その後キーボードやマウスを動かすとモニターの電源が復活するのですが、何故か復活しなかったのです。


解決策を探しいろいろ試しましたが解決しなかったので、ディスプレイの電源を切るタイミングを「なし」にして対処したしだいです。







いわゆる「つけっぱなし」状態ですが、モニターの電源が切れて復活しない・・・再起動する・・・という非効率な行動がなくなったので「良し」としました。



ただしかし、解決策も中途半端、根本的な解決になっていない、原状回復ではない・・・。



ゴールデンウィークに今ひとつ元気が出なかった理由のひとつかもしれません。


とりあえず回復したということで、動画編集ソフトと音声編集ソフトを入れパソコンに現場復帰してもらいました。


人と同じで少し欠点があった方が愛嬌があってカワイイものです。


さあ、GWが終わって節電などで厳しい夏にむかいますが、頑張っていきましょう!





2012年5月2日水曜日

車内で充電/スマホ、携帯、タブレット端末、ノートPCのバッテリー切れはこれで解消!

ノマドワークに欠かせないノートPCやタブレット端末。

ノマドだけでなく外回りが多い職種の人ならスマートフォンや携帯電話は必須のアイテムです。

一日とは言わず半日外出だけでもスマホのバッテリー切れに慌てることがあります。


いろいろと節電方法を試したりモバイル充電池など予備電源を持ち歩くこともあるでしょう。




スマホのバッテリーの減りが早く驚くことはありますが、ノートPCは数年前のものだと数時間でバッテリーを使い切ってましたが最近のものは7時間以上は保つマシンが出てるので、バッテリー切れで焦ることは少なくなってきたのでは。



が、しかし、備えあれば憂いなし。

いつでも余裕をもって行動したいものです。



最近は大地震など天災に見舞われると通信手段を失うことが容易に想定されます。

そのような時に数日間だけでも電源を確保できるか否かで状況がちがってきます。



私の場合・・・ですが、お客様を訪問、ノマドワークには車で移動がほとんどです。


そうだ、車で電源を確保しよう・・・ということで、モバイルアイテム限定になりますが環境をつくりました。

インバーターを接続、たったそれだけです。





※写真は愛車フィットにインバーターを接続した様子
※ノートPCは3年近く前にイーモバイル契約時に付いてきたゲートウェイのマシン。4時間強でバッテリー切れます。




▼DC/ACインバーター【セルスター・FTUK-150B】

  • 車の12Vを家庭用の100Vに変換 DC 12V⇒AC 100V 1.20A 120W(定格)
  • 家庭用コンセントにプラスUSB端子付き


インバーターには色々種類がありますが、通信機器メインで選定しました。


携帯電話やスマートフォンだけでなく、ノートパソコンやビデオカメラのバッテリー充電にも対応しているのでオススメです。



参考:セルスター工業株式会社・DC/ACインバーター
http://www.cellstar.co.jp/products/dcac/




2012年5月1日火曜日

4月セッション数が10,000! お喜びのメールが届きました。

とてもお世話になっているお客様からメールが届きました。


運営中のホームページで4月セッション数が初の10,000超えとのこと。


思い返せば、ホームページ運営最初の月はセッション2,000台、その後約2年半、内容充実やSNS活用に積極的に取り組まれました。



こまめに写真撮りをする、ブログへアップする、ツイートする・・・など、何事も焦らず継続することを大切にされます。

そのような姿を拝見すると、それがホームページ運営だけでなく実際のビジネスで実践され、長引く不況、不透明な世の中で生き残ってこられた証だと納得します。



ホームページ運営のサポートということで、私の方から色々と形を変え表現を変えお話をする(お教えする)のですが、実はお客様からお話をしてもらっている、教えてもらっていることの方が多いのです。


朝からお喜びのメールが届きましたが、これからも共に喜びあえるよう奮闘努力したいと思います。


お客様へ感謝。