Googleドライブへ打ち合わせ資料を保存・共有すると・・・

私共の仕事は｢妻｣と｢私｣が共同で作業を進めることを基本にしていますが、役割や担当先が分かれていることもあって、ルーティンワークは本人が別々に管理しています。


今朝もある案件の打ち合わせを何時からにするか・・・の話になって、午前9時～にしましょうと決定しました。


二人の作業場は一階と二階に分かれているので、打ち合わせは主にスペースの広い一階で・・・ということになります。


｢資料はどうしようか・・・・・？｣という話になって、今までだと

1. LAN上のハードディスクへ保存
2. 保存したフォルダをメールで送信
   【LAN上のHDD 】＞フォルダ名＞フォルダ名＞ファイル名
   を記載して送信
3. 受信したらその旨返信

となります。


これがけっこう面倒です。

▼Googleドキュメントで共有した資料がメールで届く

今朝は違ってました。

打ち合わせ時間が決まってから数分後に、Googleドキュメントでデータが共有された旨のメールが届きました。

打ち合わせ資料をGoogleドキュメントで共有したという内容です。


本文のリンクをクリックすれば資料へアクセスできます。



Googleドキュメントでデータを共有する・・・これは今までも行っていたことですが、どちらかと言えばスプレッドシートなど共同編集できる内容が主でした。


今回は画像を中心としたデータです。


画像となると容量が気になるところですが、Googleドライブの場合5GBが無料で使えます。

• 打ち合わせや商談前に事前に資料を確認したい
• メール（Gmail）で資料の保存場所が届く
• ルーティンワーク中や外出先でワンクリックで資料へアクセスできる

我々のようなスモールビジネスにおいても、いえスモールビジネスだからこそ、Googleドライブをビジネスシーンに組み入れていけば、少人数で煩雑になりがちな作業が効率化され生産性がアップするはずです。


今朝の打ち合わせは事前に資料を確認できた為か、30分ほどで終了しました。


今後は、

• Googleグループ
• Googleチャットやハングアウト
• Googleサイト

をうまく組み合わせれば、更に効率がアップするはずです。